Dikumpulan tugas yang pertama ini, aku akan mempublikasikan Tugas Mata Kuliah K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja). Aku berharap tugas yang aku kerjakan dengan usahaku sendiri ini dapat membantu teman-teman dalam menyelesaikan tugas yang sama. Namun, bukan berarti aku izinkan teman-teman langsung menyalin dari sini, silahkan ditambahkan jika ada yang kurang dan silahkan dikoreksi jika ada yang salah. Terimakasih atas pengertiannya. Hargailah keringat dan waktu yang telah aku korbankan, terimakasih.
I. PENDAHULUAN
Standard Operating Procedure (SOP) adalah satu set instruksi tertulis yang mendokumentasikan kegiatan atau proses rutin dalam suatu organisasi (EPA,2001). Pengembangan dan penggunaan SOP merupakan salah satu faktor kesuksesan sistem kualitas, dimana SOP menyediakan informasi untuk melakukan suatu pekerjaan dengan benar bagi tiap personil, dan mempermudah dalam menerapkan kekonsistenan dalam kualitas dan integritas suatu produk atau hasil akhir.
SOP dibuat bukan bertujuan untuk menduplikasikan informasi teknis atau menunjukkan instruksi per langkah dalam melakukan suatu pekerjaan (FEMA, 1999). Untuk pengetahuan dan keterampilan dari seorang personil dalam melakukan suatu pekerjaan tertentu dituliskan dalam Protokol Teknis dan Pelatihan Profesional. Sedangkan SOP mendeskripsikan pertimbangan yang saling berhubungan seperti: keselamatan kerja, penggunaan bahan baku, pengoperasian mesin, hak dan tanggung jawab personil, koordinasi dengan departemen lainnya, persyaratan laporan, dan sebagainya. Dengan kata lain, SOP tidak mendeskripsikan bagaimana cara melakukan pekerjaan (keterampilan teknis), akan tetapi SOP mendeskripsikan peranan departemen dalam melakukan suatu pekerjaan (petunjuk prosedur).
II. Standard Operating Procedure (SOP)
II.1 Definisi SOP
SOP merupakan suatu standar/ pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Atau dengan kata lain, SOP adalah tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
II.2 Fungsi Dan Manfaat Standard Operating Procedure (SOP)
Pembuatan SOP memiliki beberapa fungsi dan manfaat dalam perusahaan yang akan dijabarkan sebagai berikut: (Grusenmeyer, n.d.)
a. SOP memastikan bahwa perusahaan memiliki proses konstan yang memenuhi standar dan semua personil mengenal proses tersebut.
b. Dengan adanya SOP, proses akan selalu ditinjau dan diperbaharui berdasarkan dasar yang sudah ada.
c. SOP menjamin bahwa audit yang dilakukan oleh Biro Konsultan atau sponsor tidak akan menghasilkan penemuan yang merugikan perusahaan, dan juga dapat memberi perusahaan suatu perlindungan yang legal.
d. SOP dapat mengurangi perbedaan dalam sistem, dimana perbedaan tersebut merupakan kendala dalam efisiensi produksi dan pengontrolan kualitas.
e. SOP dapat membantu dalam pelatihan personil baru sebagai sumber referensi bagi pelatih personil.
f. SOP dapat mempermudah dalam melakukan pelatihan silang, dimana pelatihan silang melatih personil dalam melakukan pekerjaan di departemen lain, dengan kata lain di luar departemen asalnya.
g. SOP dapat membantu dalam melakukan evaluasi terhadap performansi personil dan proses yang dilakukan.
II.3 Format Standard Operating Procedure (SOP)
Ada beberapa format yang dapat dipilih dalam menulis SOP supaya mudah dibaca dan membantu dalam melakukan pekerjaan (Stup, 2001). Untuk memilih format yang akan digunakan, ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam hal ini, antara lain:
a. Pertama, berapa banyak keputusan yang dibutuhkan dalam prosedur?
b. Kedua, berapa banyak langkah proses yang ada dalam prosedur?
Berdasarkan kedua faktor di atas, dapat ditentukan format penulisan SOP, antara lain:
a. Untuk prosedur yang pendek dan membutuhkan keputusan yang sedikit dapat ditulis dengan format sederhana.
b. Untuk prosedur yang panjang dan terdiri dari sepuluh langkah lebih dengan keputusan yang sedikit dapat ditulis dengan format hirarki atau grafis.
c. Untuk prosedur yang membutuhkan banyak keputusan dapat ditulis dengan format flowchart.
Untuk lebih memudahkan penentuan, dapat dilihat tabel di bawah ini untuk memudahkan dalam menentukan format untuk penulisan SOP.
Kriteria Format Standard Operating Procedure
Banyak keputusan? | Lebih dari sepuluh langkah? | Format SOP terbaik |
Tidak | Tidak | Format Sederhana |
Tidak | Ya | Format Hirarki atau Grafis |
Ya | Tidak | Flowchart |
Ya | Ya | Flowchart |
Sumber: Richard Stup, Standard Operating Procedures: A Writing Guide (Dairy Alliance, Penn State University, 2001) figure http://dairyalliance.psu.edu/pdf/ud011.pdf (telah diolah kembali)
II.3.1 Format Sederhana
Format ini lebih cocok digunakan apabila prosedur yang akan ditulis dalam SOP tidak lebih dari sepuluh langkah dan keputusan yang di dalamnya sedikit (maksimal dua). Penulisan untuk format ini menggunakan satu kalimat untuk per langkah. Di bawah ini adalah satu contoh SOP dengan format sederhana:
Environmental Protection Agency SOP Sampling Air Sungai Oleh Staff EPA |
1. Tentukan metode sampling beserta peralatan testing yang dibutuhkan. 2. Ambil sampling secukupnya dan peralatan testing. 3. Bersihkan peralatan testing sebelum digunakan, dan pastikan peralatan tersebut dapat bekerja dengan baik. 4. Testing hasil pengambilan sampling. |
Contoh Standar Operating Pocedure Dengan Format Sederhana Sumber: EPA (2001, March). Guidance for Preparing Standard Operating Procedures (SOPs). (Office of Environmental Information) appendix A.
http://www.epa.gov/QUALITY/qs-docs/g6-final.pdf (telah diolah kembali)
II.3.2 Format Hirarki
Format ini menggunakan kalimat disertai dengan sub kalimat untuk menjelaskan lebih detil suatu langkah sehingga memudahkan pembaca dalam memahami SOP. Format ini cocok untuk digunakan apabila prosedur yang akan ditulis dalam SOP lebih dari sepuluh langkah dan keputusan yang di dalamnya sedikit (maksimal dua). Di bawah ini adalah satu contoh SOP dengan format hirarki:
Clarity Farm SOP Pengecekan Susu Sapi Perah Oleh Staff Parlor |
1. Bersihkan kotoran dan debu dari ambing sapi. a. Gunakan sarung tangan untuk membersihkan kotoran dan debu. b. Gunakan kertas pembersih untuk mengeringkan ambing jika basah. 2. Perah empat ambing sapi ke mangkok perah. a. Perah hingga susu memenuhi 3/4 volume mangkok tersebut. 3. Lakukan pengecekan untuk susu abnormal. a. Hasil susu perahan dipindah ke mangkok hitam. b. Jika terlihat susu pada mangkok hitam terlihat warna kemerahan dan butiran maka dinyatakan abnormal. 4. Ulangi langkah 1, 2, dan 3 untuk sapi berikutnya. |
Contoh Standard Operating Procedure Dengan Format Hirarki
Sumber: Richard Stup, Standard Operating Procedures: A Writing Guide (Dairy Alliance, Penn State University, 2001) figure 4.
http://dairyalliance.psu.edu/ pdf/ud011.pdf (telah diolah kembali)
II.3.3 Format Grafis
Jika prosedur yang akan ditulis memiliki proses yang panjang, lebih baik menggunakan format grafis. Format grafis mempersingkat proses yang panjang menjadi sub proses pendek yang hanya terdiri beberapa langkah dengan gambar atau simbol. Format ini cocok digunakan apabila prosedur yang akan ditulis dalam SOP terdiri lebih dari sepuluh langkah dan keputusan yang di dalamnya sedikit (maksimal dua). Di bawah ini adalah satu contoh SOP dengan format grafis:
II.3.4 Format Flowchart
Prosedur yang memiliki banyak keputusan dapat dipresentasikan dalam flowchart. Flowchart adalah salah satu cara untuk menampilkan langkah-langkah logis dalam proses pengambilan keputusan. Sebuah flowchart akan memudahkan untuk mengarahkan personil yang membacanya untuk mengikuti logika dalam pengambilan keputusan dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai hasil. Format ini cocok digunakan apabila prosedur yang akan ditulis dalam SOP terdiri lebih dari sepuluh langkah dan keputusan yang di dalamnya banyak (minimal tiga). Di bawah ini adalah satu contoh SOP dengan format flowchart:
II.4 Penulisan Standard Operating Procedure (SOP)
Dalam penulisan SOP yang harus diperhatikan adalah bagaimana SOP dapat dengan mudah dipahami bagi pembacanya. Pada sub bab berikut akan dijelaskan bagaimana cara menulis SOP yang jelas dan efisien, mulai dari persiapan SOP yang akan dibuat, pembuatan deskripsi dari SOP hingga penulisan isi dari SOP.
II.4.1 Persiapan Penulisan Standard Operating Procedure (SOP)
Persiapan penulisan SOP yang terencana akan mengurangi kesulitan dalam proses penulisan dan membuat proses menjadi efisien dan efektif (Developing, 2003). Dengan menggunakan lima langkah sebagai berikut, akan memudahkan dalam melakukan persiapan penulisan SOP:
a. Identifikasi letak permasalahan yang penting di area yang prosesnya akanditulis dalam SOP.
b. Menggunakan daftar untuk memprioritaskan area mana yang perlu diperhatikan terlebih dahulu.
· Di area mana yang membutuhkan pengendalian?
· Di area mana yang paling berpengaruh pada proses?
· Di area mana yang mampu membangun kesuksesan di proses awal sehingga dapat menimbulkan semangat dalam penulisan?
c. Fokus pada area yang diprioritaskan paling atas dalam daftar pada langkah sebelumnya, identifikasi semua proses, fungsi atau operasi yang terjadi di dalam tiap area.
d. Mengelompokkan dan melakukan kombinasi atau pembagian lebih jauh untuk semua proses dan fungsi yang penting dalam tiap area. Lalu prioritaskan proses dan fungsi tersebut dalam pembuatan SOP.
e. Identifikasi individu yang terbaik dalam memimpin pembuatan SOP dan membentuk tim yang terdiri dari karyawan, manajer, konsultan, dan orang yang memiliki keahlian dalam pembuatan SOP.
II.4.2 Penulisan Deskripsi Standard Operating Procedure (SOP)
Dalam berbagai format SOP, beberapa hal selalu dicantumkan dalam tiap SOP yaitu manual atau deskripsi awal SOP. Manual atau deskripsi awal dalam SOP dapat membantu pembaca untuk memahami garis besar SOP. Tiap manual atau deskripsi awal SOP disertai dengan elemen-elemen umum sebagai berikut:
a. Sistem penomoran: Penting untuk referensi, penggunaan, dan mengintegrasi SOP pada manual secara keseluruhan.
b. Tanggal efektif: Tanggal di mana SOP secara resmi diterapkan di lapangan. Tanggal ini berbeda dengan tanggal pembuatan.
c. Tanggal kadaluwarsa atau revisi: Penting untuk menjamin validitas dari SOP dengan membuat tanggal untuk revisi secara periodik, jika diperlukan.
d. Judul SOP.
e. Tujuan atau pernyataan rasional: Mendeskripsikan tujuan dari SOP, kenapa dibutuhkan, dan apa yang ingin diraih.
f. Tanda tangan pengesah: Membuktikan bahwa SOP telah dibuat dengan benar, ditinjau, dan disahkan oleh atasan atau manajer.
g. Ruang lingkup: Mendeskripsikan situasi dimana SOP dibuat dan pembaca yang diharapkan.
II.4.3 Penulisan Isi Standard Operating Procedure (SOP)
SOP adalah instruksi yang harus dapat dipahami oleh semua orang yang menggunakannya (Stup, 2001). Oleh karena itu, penulis harus selalu mencoba untuk menulis prosedur sesederhana mungkin dan mampu mengomunikasikan isinya dengan baik. Di bawah ini adalah langkah-langkah penulisan SOP yang efektif dan efisien, antara lain:
a. Tulislah tiap langkah dengan kalimat pendek.
Kalimat yang panjang lebih sulit untuk dipahami dan cenderung terdiri lebih dari satu langkah. Beberapa kalimat pendek biasanya lebih mudah untuk dipahami. Contohnya penulisan SOP dalam kasus pembersihan suatu mesin adalah sebagai berikut:
Kalimat Panjang:
Gunakan sarung tangan untuk membersihkan debu dan bercak dari mesin atau keringkan dengan lap jika mesin basah.
Kalimat Pendek:
Bersihkan debu dan bercak dari mesin.
• Gunakan sarung tangan untuk menghilangkan debu dan bercak.
• Gunakan lap untuk mengeringkan mesin yang basah.
Kalimat pendek pada contoh di atas dibentuk dengan format hirarki. Kedua contoh menyampaikan makna yang sama, akan tetapi pada contoh kalimat panjang lebih sulit untuk dipahami. Pada contoh di atas menampilkan satu langkah dengan dua cara untuk melakukan langkah tersebut.
b. Tulislah langkah-langkah di SOP sebagai kalimat perintah.
Kalimat perintah pada instruksi kerja lebih mudah untuk dipahami. Kalimat ini selalu dimulai dengan kata kerja. Sebagai berikut adalah contoh SOP tentang penimbangan waste:
Tidak jelas:
Berat waste harus dicatat pada laporan penimbangan.
Jelas:
Catat berat waste pada laporan penimbangan.
Pada contoh di atas, manajer ingin mengetahui hasil penimbangan waste sehingga dapat menentukan tindakan terhadap banyaknya waste. Pada contoh yang jelas mengarahkan personil yang melakukan penimbangan untuk mencatat informasi berat waste. Pada contoh yang tidak jelas dapat menimbulkan berbagai makna: apakah penimbang itu yang harus mencatat informasi tersebut, atau orang lain yang melakukannya?
c. Komunikasikan dengan baik melalui beberapa kata sebisa mungkin.
Penulis prosedur harus menggunakan kalimat langsung dan pendek, sehingga pembaca dapat lebih cepat memahami dan mengingat langkah-langkah dalam prosedur. Contohnya penulisan SOP dalam kasus pembersihan suatu tangki kimia adalah sebagai berikut:
Bertele-tele:
Pastikan Anda membuang semua sisa bahan kimia lama dari tangki sebelum menuangkan bahan kimia baru ke dalamnya.
Lugas:
Buang sisa bahan kimia lama sebelum menuangkan bahan kimia baru. Dua kalimat pada contoh di atas memiliki makna yang sama, akan tetapi kalimat yang lugas dapat langsung dipahami. The reward for clear and concise writing is better understanding by readers.
d. Gunakan akronim dan singkatan seminim mungkin.
Akronim dan singkatan digunakan jika dikenal secara umum, bukan hanya untuk memperpendek tulisan. Sebagai contoh, kebanyakan orang mengetahui arti dari singkatan “PPIC” lebih cepat daripada “Production Planning & Inventory Control”. Pada kasus lain, kebanyakan orang tidak mengerti akronim CVT, akan tetapi bagi orang-orang yang bergerak dalam bidang pemrograman akan mengenalinya sebagai “convert”.
II.5 Proses Pengembangan Standard Operation Procedure (SOP)
Kebanyakan orang berpikir bahwa SOP adalah secarik kertas yang berisi langkah-langkah bagaimana menyelesaikan suatu pekerjaan (Stup, 2002). Pemikiran itu benar dalam beberapa hal. Namun, supaya dapat memperoleh manfaat penuh dari pengelolaan SOP, seseorang perlu memperhatikan proses pengembangan SOP. Proses pengembangan SOP termasuk perencanaan hasil,pengembangan, implementasi, pengawasan, dan umpan balik performansi yang mana merupakan elemen dari sumber daya manusia yang efektif.
Proses pengembangan SOP yang baik yaitu dengan melibatkan manajer, pekerja, dan konsultan dalam suatu kerjasama. Ketika hal ini dilakukan dengan baik, hasilnya adalah sebuah prosedur dimana semua orang merasa berkomitmen terhadapnya. Suatu usaha untuk membuat SOP pada tingkat manajemen dan langsung menerapkan kepada pekerja merupakan usaha pelatihan yang sia-sia. Penerapan SOP kepada Penerapan SOP pada pekerja tanpa masukan dari mereka dapat mengarah ke penyesalan, penolakan SOP, dan memicu usaha sabotase yang dapat menghancurkan tujuan bersama. Cara yang benar untuk mendesain SOP adalah dengan manajemen
partisipasi. Manajemen partisipasi berarti memberi kesempatan bagi semua orang yang akan terlibat dalam SOP untuk memberikan kontribusi dalam pengembangannya. Untuk melakukan proses ini diperlukan kerja keras, namun hal ini sebanding dengan usahanya, karena suatu tim terdiri dari beberapa orang yang lebih baik performanya daripada seseorang individu. Kepemimpinan untuk pengembangan SOP harus berasal dari manajer yang proses aktivitasnya akan distandarisasi. Manajer tersebut berhak bekerja sama dengan seorang konsultan atau seorang profesional. Pendekatan kepemimpinan tim ini bersifat efektif karena manajer dan konsultan tersebut dapat saling mengisi kelebihan dan kekurangan mereka. Pemimpin dari pengembangan SOP harus mewaspadai lima hambatan yang mempengaruhi manajemen partisipasi, antara lain:
a. Penolakan terhadap perubahan.
Bekerja sama untuk membuat prosedur adalah suatu perubahan radikal bagi beberapa organisasi. Pemimpin harus memastikan bahwa semua orang mengetahui apa yang sedang terjadi dan kenapa.
b. Ketidakpercayaan pekerja terhadap motif manajemen.
Pekerja biasanya hanya bekerja dan tidak memberikan kontribusi terhadap pengembangan SOP. Oleh karena itu, penting bagi pemimpin untuk menciptakan suasana yang menghargai dan menghormati kontribusi dari pekerja. Untuk meyakinkan pekerja untuk memberikan masukan dan menjaga proses berjalan dengan benar, mungkin perlu mendatangkan konsultan.
c. Harapan yang kurang jelas.
Pekerja tidak yakin seberapa banyak kontribusi yang harus diberikan dan apa yang benar. Manajer harus meyakinkan bahwa mereka tidak akan mendapat masalah karena mengemukakan pemikiran mereka.
d. Kurangnya kemampuan dalam berpartisipasi.
Manajer dan karyawan kadang mengalami kesusahan dalam hal ini. Pemimpin harus menciptakan suatu kesempatan untuk masukan dengan tidak bersifat mengancam sebisa mungkin. Sekali lagi, konsultan mungkin diperlukan untuk mengatasi hal ini.
e. Kurangnya komitmen dari manajemen atas.
Tanpa adanya komitmen dari manajemen atas untuk mendukung partisipasi, tidak akan ada proses SOP yang sukses.
III. KESIMPULAN
SOP merupakan suatu standar/ pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
Beberapa fungsi dan manfaat SOP, yaitu: SOP memastikan bahwa perusahaan memiliki proses konstan yang memenuhi standar dan semua personil mengenal proses tersebut, dengan adanya SOP, proses akan selalu ditinjau dan diperbaharui berdasarkan dasar yang sudah ada, dan SOP dapat mengurangi perbedaan dalam sistem, dimana perbedaan tersebut merupakan kendala dalam efisiensi produksi dan pengontrolan kualitas.
Format Standard Operating Procedure (SOP) antara lain: format sederhana, format hirarki, format grafis, dan format flowchart. Lima langkah penulisan SOP, yaitu: pertama, identifikasi letak permasalahan yang penting di area yang prosesnya akanditulis dalam SOP. Kedua, menggunakan daftar untuk memprioritaskan area mana yang perlu diperhatikan terlebih dahulu. Ketiga, fokus pada area yang diprioritaskan paling atas dalam daftar pada langkah sebelumnya, identifikasi semua proses, fungsi atau operasi yang terjadi di dalam tiap area. Keempat, mengelompokkan dan melakukan kombinasi atau pembagian lebih jauh untuk semua proses dan fungsi yang penting dalam tiap area. Lalu prioritaskan proses dan fungsi tersebut dalam pembuatan SOP. Terakhir, identifikasi individu yang terbaik dalam memimpin pembuatan SOP dan membentuk tim yang terdiri dari karyawan, manajer, konsultan, dan orang yang memiliki keahlian dalam pembuatan SOP.
DAFTAR PUSTAKA
(diunduh pada tanggal 12 Mei 2010, pukul 17.30 WIB)
(diunduh pada tanggal 12 Mei 2010, pukul 17.40 WIB)
wow..baik amat lw ini..
ReplyDeletemohon ijin copy
ReplyDelete